Elektronische Rechnungsstellung an die Stadt Parchim
Unternehmen können Rechnungen nicht nur per Brief oder E-Mail, sondern auch voll elektronisch an die Stadt Parchim schicken – und zwar unabhängig vom Auftragsvolumen. Dadurch können Rechnungen wesentlich schneller zugeordnet und optimierter bearbeitet werden. Für Unternehmen beginnt damit die Rechnungsbearbeitung deutlich früher. Der elektronische Weg ist zudem sicher und für die Unternehmen kostenlos. Die Stadt Parchim nutzt dazu das Dateiformat XRechnung.
XRechnung
Die XRechnung enthält alle für die Rechnungsabwicklung notwendigen Daten. Dadurch können die Rechnungen durch die IT besser verarbeitet werden, als es zum Beispiel bei PDF-Dateien oder eingescannten Briefen der Fall ist. Da die XRechnung in ganz Deutschland einheitlich funktioniert, können Unternehmen dieses Format nutzen, um an alle öffentlichen Stellen Rechnungen zu übermitteln.
So nutzen Unternehmen die XRechnung:
Unternehmen können ihre Rechnungen an die Stadt Parchim über die OZG konforme Rechnungseingangsplattform (kurz: OZG-RE) versenden. Öffentliche Stellen von Ländern und Kommunen nutzen die Plattform gemeinsam.
Die Funktionsweise der OZG-RE ist vergleichbar mit einem Briefkasten, in den die Rechnungen eingeworfen werden. Damit die Rechnungen bei der Stadt Parchim eingehen, müssen diese richtig adressiert sein. Bei der OZG-RE funktioniert die Adressierung nicht über Postleitzahlen, sondern über eine Leitweg-Identifikationsnummer, die sogenannte Leitweg-ID. Die Leitweg-ID muss bei jeder Rechnung durch den Rechnungssteller richtig angegeben werden.
Die Leitweg-ID der Stadt Parchim ist: 13076108-K000-42
Bitte beachten Sie: Die Stadt Parchim nimmt standardisierte elektronische Rechnungen ausschließlich über die OZG-RE im aktuell gültigen Format XRechnung entgegen.
Übermittlungsmöglichkeiten von XRechnungen:
Nach erfolgreicher Registrierung und Anmeldung haben Unternehmen die Möglichkeit XRechnungen über die OZG-RE an öffentliche Stellen zu versenden. Zur Rechnungsstellung stehen Ihnen folgende Übertragungswege zur Verfügung:
Web-Upload: Sobald Sie sich bei der OZG-RE angemeldet haben, können Sie eine bereits erstellte Rechnung im XRechnungs-Format hochladen. Nutzen Sie hierfür den Bereich „Extern erstellte XRechnung einreichen (Upload)“. Die XRechnung wird anhand der enthaltenen „Leitweg-ID“ an die adressierte öffentliche Stelle übermittelt.
Weberfassung: Verfügen Sie über kein IT-Verfahren, welches Rechnungen im Standard XRechnung erzeugen kann, haben Sie die Möglichkeit, direkt über die OZG-RE XRechnungen zu erzeugen und anschließend zu übermitteln. Über den Bereich „Neue Rechnung erfassen“ können Sie mittels eines Eingabe-Formulars die LeitwegID der öffentlichen Stelle auswählen und Ihre Rechnungsdaten erfassen sowie rechnungsbegründende Anlagen anhängen.
E-Mail: Jeder registrierte Nutzer der OZG-RE erhält eine eindeutige E-Mail-Empfangsadresse, über welche XRechnungen an die OZG-RE übermittelt werden können. So lassen sich beispielsweise aus IT-Verfahren E-Mails generieren, welche ohne manuellen Aufwand an die eindeutige Empfangsadresse der OZG-RE zur Weiterleitung an die gewünschte öffentliche Stelle versendet werden. Über den Bereich „Extern erstellte XRechnung via E-Mail senden“ können Sie die für Sie relevante E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopieren oder direkt eine E-Mail an die OZG-RE erzeugen.
PEPPOL: Es besteht des Weiteren die Möglichkeit, XRechnungen über das PEPPOL-Netzwerk zu übermitteln. PEPPOL bezeichnet eine webservicebasierte Infrastruktur zur sicheren Übermittlung von Daten im Kontext der elektronischen Beschaffung. Informationen zur Rechnungsübermittlung über PEPPOL können dem Handbuch der Bundesdruckerei entnommen werden.